Die Ausgangssituation

Seit Jahrzehnten steht das mittelständische Speditionsunternehmen – geführt von einem engagierten Inhaber-Geschäftsführer – für Verlässlichkeit und Qualität im Güternah- und Fernverkehr sowie in der Lager- und Kontraktlogistik. Mit rund 100 Mitarbeitern und 60 Lkw entwickelte sich das Unternehmen in den vergangenen Jahren kontinuierlich und profitabel weiter. Eine stabile Umsatzrendite von über 7 % war die Bestätigung für kluges Unternehmertum und eine leistungsstarke Mannschaft.

Doch die Zeiten änderten sich. Steigende Kosten – insbesondere die massive Erhöhung der Mautgebühren – und eine sich eintrübende Konjunktur setzten das Ergebnis zunehmend unter Druck.

Erstmals seit langer Zeit fiel die Umsatzrendite unter die 7 %-Marke. Der Geschäftsführer spürte: Wenn jetzt nicht gehandelt wird, droht eine schleichende Erosion der Wirtschaftlichkeit. Doch wo genau lag das Problem? Die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zeigte nur die Spitze des Eisbergs – wichtige operative Details blieben verborgen. Ohne ein präzises Steuerungsinstrument war die Unsicherheit groß: An welchen Stellschrauben sollte man drehen, um gegenzusteuern? Wo lagen versteckte Potenziale? Und wo drohten stille Verluste?

Die Lösung

Anstatt abzuwarten, entschied sich die Geschäftsführung bewusst für ein aktives Handeln, um eine weitere Ergebnisverschlechterung zu verhindern und die Profitabilität wieder auf das bewährte Erfolgsniveau zurückzuführen. Gemeinsam entwickelten wir eine Lösung, die dem Geschäftsführer die Transparenz verschaffte, die er dringend benötigte: Eine operative Ergebnisrechnung für Touren und Kunden.

Die Möglichkeiten, im bestehenden Speditionsprogramm wichtige operative Auswertungen zu erstellen, waren begrenzt. Zwar konnten einzelne Tour- und Auftragsdaten eingesehen werden, jedoch fehlte eine flexible, übergreifende Auswertungsmöglichkeit, um Zusammenhänge schnell und auf unterschiedlichen Ebenen zu erkennen.

Deshalb entschieden wir uns, die relevanten Tour- und Auftragsdaten direkt aus dem Speditionsprogramm zu exportieren. In enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung gelang es, einen unmittelbaren Zugriff auf die Datenbank des Speditionssystems einzurichten.

Dies hatte einen entscheidenden Vorteil: Der Datenimport konnte vollständig automatisiert werden. Manuelle Eingriffe oder fehleranfällige Zwischenschritte waren nicht mehr notwendig – Aktualisierungen erfolgten nun täglich und zuverlässig im Hintergrund.

Die extrahierten Daten wurden anschließend in Microsoft Power BI integriert und so aufbereitet, dass sie in vielfältigen Dimensionen ausgewertet werden konnten:

• – zeitraumbezogen (Monat, Woche, Tag),
• – kundenbezogen (Kunde, Branche Kundengruppe)
• – strukturbezogen (z.B. Staffelungen nach Lademetern, Kilogramm, Entfernungen) sowie
• – geografiebezogen (nach Ländern, Regionen, Postleitzahlbereichen und Relationen).

 

Ebenso entstanden umfassende Auswertungsmöglichkeiten auf Tourenebene – differenziert nach

• – einzelnen Fahrzeugen
• – Frachtführern und
• – Produktionskennzahlen.

 

Damit entstand ein leistungsfähiges, dynamisches Steuerungsinstrument, das erstmals eine tiefgreifende, faktenbasierte Analyse des operativen Geschäfts ermöglichte – schnell, aktuell und intuitiv.

Abbildungen der Power BI – Analysen

Das Ergebnis

Die Wirkung ließ nicht lange auf sich warten:

• – Verhandlungen mit Kunden basierten nun auf belastbaren Fakten statt auf Bauchgefühl. Nicht rentable Geschäfte konnten identifiziert, Gespräche gezielt geführt und – wo notwendig – Anpassungen durchgesetzt werden.

 

• – Produktionskennzahlen wie Auslastung, Leerkilometeranteile und Standzeiten wurden überwacht. Ineffizienzen traten ans Licht und konnten gezielt beseitigt werden.

 

• – Kalkulationsannahmen wurden überprüft und angepasst, saisonale Schwankungen frühzeitig erkannt.

 

• – Ergebnisse konnten bereits am Folgetag analysiert werden – und nicht erst Wochen später mit der BWA. Besonders wertvoll: Das Monatsergebnis lag dem Geschäftsführer nun schon am letzten Tag des betreffenden Monats vor – ganze vier Wochen schneller als zuvor.

 

„Wir haben die Kontrolle über unser Geschäft zurückgewonnen“, sagte der Geschäftsführer begeistert. „Endlich können wir präzise steuern, anstatt auf Entwicklungen nur zu reagieren.“

Heute entdeckt das Unternehmen Optimierungspotenziale nicht mehr zufällig, sondern systematisch. Entscheidungen sind fundierter, schneller und sicherer geworden. Die Spedition blickt wieder mit Zuversicht in die Zukunft – und hat bewiesen: Wer rechtzeitig Transparenz schafft, sichert seine Rendite nachhaltig und bleibt auch in herausfordernden Zeiten auf Kurs.

Projektübersicht: Wie die Ziele der Spedition verwirklicht wurden: